Procedury krok po kroku
Podróże służbowe, refundacja okularów korekcyjnych, faktury za usługi edukacyjne oraz aktualne dane do faktury — w jednym miejscu.
1. Zgłoszenie potrzeby wyjazdu
Pracownik zgłasza przełożonemu lub dysponentowi środków (Dziekanowi) potrzebę odbycia krajowej podróży służbowej, wskazując jej cel, termin oraz przewidywane koszty.
2. Przygotowanie i akceptacja wyjazdu
Po pozytywnej weryfikacji zasadności wyjazdu oraz dostępności środków finansowych pracownik zgłasza się do Sekcji Finansowej w celu sporządzenia Polecenia Wyjazdu Służbowego (delegacji).
Po uzyskaniu podpisu Dziekana możliwe jest rozpoczęcie organizacji wyjazdu, w szczególności dokonanie rezerwacji i zakupu biletów, noclegów oraz innych usług związanych z podróżą.
Dokument delegacji należy złożyć w Sekcji Finansowej nie później niż 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu.
3. Dokumentowanie wydatków
W trakcie podróży służbowej pracownik zobowiązany jest do gromadzenia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, w szczególności:
- biletów,
- faktur VAT,
- potwierdzeń dokonania płatności.
Nabywcą wskazanym na fakturach powinien być Uniwersytet Warszawski.
4. Rozliczenie podróży
Po zakończeniu podróży pracownik uzupełnia rachunek kosztów podróży znajdujący się na drugiej stronie delegacji, podając:
- datę i godzinę wyjazdu,
- datę i godzinę powrotu,
- wykorzystane środki transportu.
Do rozliczenia należy dołączyć:
- oryginalne bilety,
- faktury wraz z wizualizacją faktury VAT pobranej z KSeF,
- potwierdzenia płatności (np. wydruk z terminala lub potwierdzenie przelewu),
- informację o zapewnionym wyżywieniu podczas podróży.
Rozliczenie odbywa się w systemie VIM (elektroniczny obieg faktur).
Zwrot kosztów delegacji przekazywany jest na rachunek bankowy, na który wypłacane jest wynagrodzenie pracownika.
5. Środek transportu
Na Uniwersytecie Warszawskim koszty podróży rozliczane są według ceny biletu II klasy PKP. W przypadku konieczności odbycia podróży I klasą wymagana jest uprzednia zgoda Dziekana.
6. Korzystanie z prywatnego samochodu
W uzasadnionych przypadkach pracownik może uzyskać zgodę Dziekana na wykorzystanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.
Wymagane dokumenty:
- Umowa używania pojazdu prywatnego do celów służbowych,
- Ewidencja przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów następuje na podstawie zatwierdzonej ewidencji przebiegu pojazdu.
Zgodnie z Zarządzeniem nr 61 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 4 sierpnia 2017 r. pracownik korzystający z prywatnego samochodu do celów służbowych zobowiązany jest do posiadania aktualnych dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy.
W razie pytań skontaktuj się z Sekcją Finansową WPiA UW.