Wydział Prawa i Administracji Uniwersytet Warszawski

1. WNIOSEK
Za merytoryczne i formalne przygotowanie wniosku, a także jego terminowe złożenie w instytucji finansującej odpowiada kierownik projektu.
Kierownik projektu zgłasza zamiar złożenia wniosku do Sekcji Rozwoju: badania@wpia.uw.edu.pl celem uzyskania potwierdzenia.
Kierownik projektu składa w SR wniosek projektowy wraz z załącznikami na 7 dni przed terminem określonym przez instytucję finansującą/UW.
BOB/BMPB/BWR informuje SR i kierownika projektu o podpisaniu wniosku przez Rektora/Prorektora
Kierownik projektu uzgadnia z SR sposób złożenia wniosku wraz z załącznikami w instytucji finansującej.
DANE DO WNIOSKU

2. UMOWA
BOB/BMPB/BWR informuje SR o podpisaniu umowy przez Rektora i uzgadnia sposób złożenia umowy wraz z załącznikami w instytucji finansującej.
Zawieranie umów w ramach projektu następuje zgodnie z zasadami obowiązującymi na UW, z uwzględnieniem obowiązującego obiegu dokumentów.
Oryginał umowy wraz z załącznikami przechowywany jest w SR lub w BOB/BMPB/BWR.
PODPISANIE UMOWY - PROCEDURA BOB

3. PODPIS ELEKTRONICZNY
W związku z wymogiem podpisywania umów z Narodowym Centrum Nauki kwalifikowanym podpisem elektronicznym Kierownik projektu ma obowiązek zakupu certyfikatu kwalifikowanego.
Szczegółowe informacje: PODPIS ELEKTRONICZNY - PROCEDURA DWI

4. WYDATKOWANIE ŚRODKÓW
Przed dokonaniem zakupu należy każdorazowo złożyć podanie do Prodziekana ds. finansowych z prośbą o zgodę na sfinansowanie wydatku.
Każdy zakup należy udokumentować fakturą wystawioną na Uniwersytet Warszawski.
Dane do faktury:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

5. ROZLICZANIE FAKTUR
W celu dokonania płatności lub otrzymania zwrotu na podstawie faktury należy przekazać fakturę do Sekcji Rozwoju (mailowo lub do pokoju 214 w Collegium Iuridicum I), a następnie opisać i zatwierdzić ją w systemie SAP VIM. 

Ponadto, w celu otrzymania zwrotu za już opłaconą fakturę należy:

• Dołączyć potwierdzenie transakcji, jeśli płatność była dokonywana kartą lub przelewem.
• W opisie faktury podać numer konta osobistego, na który będzie dokonany zwrot pieniędzy, o ile płatności dokonano gotówką, kartą lub przelewem.
• Opisaną fakturę i pozostałe wymagane dokumenty należy złożyć na co najmniej 2 tygodnie przed terminem płatności w Dziale Zamówień Publicznych WPiA

UWAGA!
Nie jest możliwy zwrot za fakturę wystawioną na innego płatnika.

6. ZLECENIE PŁATNOŚCI
W celu zlecenia płatności zarówno krajowej, jak i zagranicznej należy złożyć zlecenie płatności podpisane przez Kierownika projektu.
W przypadku płatności za opłatę konferencyjną do podania należy dołączyć:

• Formularz rejestracyjny
• Wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu (o ile dotyczy)
• Kopię zaproszenia od organizatorów (o ile dotyczy)
• Potwierdzenie o akceptacji referatu/prezentacji (o ile dotyczy)

Komplet dokumentów należy złożyć w Sekcji Rozwoju nie później niż na dwa tygodnie przed terminem płatności.
Fakturę za płatność należy dostarczyć w najszybszym możliwym terminie.
Fakturę za opłatę konferencyjną opłaconą przez UW na podstawie podania o zlecenie płatności należy dostarczyć najpóźniej 14 dni po powrocie z wyjazdu.

7. WYNAGRODZENIA
Wynagrodzenia są wypłacane zgodnie z regulaminem projektu.
Podstawą do wypłaty wynagrodzenia mogą być:

• Umowa o pracę
• Dodatek zadaniowy
• Wynagrodzenie uzupełniające
• Umowa cywilnoprawna
• Stypendium

Komplet dokumentów przygotowuje kierownik projektu lub osoba zainteresowana.
Wszystkie formalności należy każdorazowo ustalić z opiekunem projektu w Sekcji Rozwoju.

8. PODRÓŻE SŁUŻBOWE
Pracownik planujący krajową lub zagraniczną podróż służbową powinien złożyć w Sekcji Rozwoju podanie do Dziekana WPiA na wydatkowanie środków finansowych z projektu przeznaczonych na wyjazd.
Po uzyskaniu akceptacji Dziekana w kolejnym kroku należy złożyć poniższe dokumenty:
w Sekcji Rozwoju:

• w przypadku podróży zagranicznej – wniosek wyjazdowy DOTYCZY TAKŻE STUDENTA/DOKTORANTA
• w przypadku podróży krajowej –formularz delegacji krajowej

w Sekcji Spraw Pracowniczych i Współpracy z Zagranicą

• formularz zlecenia zakupu biletu/zlecenia zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą

Rezerwacji biletu i zamówień dokonuje p. mgr Katarzyna Jedlińska – Orzechowska, pokój 215 tel./fax (22) 55 24 323, e-mail: k.jedlinska@wpia.uw.edu.pl DOTYCZY TAKŻE STUDENTA/DOKTORANTA

• podanie o urlop naukowy (o ile dotyczy)

Ponadto na czas trwania wyjazdu zagranicznego należy posiadać ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.
Po powrocie pracownik/student rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW
UBEZPIECZENIA - INFORMACJA UW
PODRÓŻE ZAGRANICZNE - INSTRUKCJA BWZ
PODRÓŻE KRAJOWE - INSTRUKCJA BWZ

9. ZMIANY W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU
Wszelkie pisma/podania/aneksy dotyczące zmian w otrzymanym projekcie należy procedować za pośrednictwem Sekcji Rozwoju.

10. ROZLICZANIE OPŁAT KONFERENCYJNYCH
Rozliczenie opłaty konferencyjnej może nastąpić na podstawie 1) zlecenia przedpłaty opłaty konferencyjnej (płatność jest zlecana bezpośrednio z konta UW na konto organizatorów konferencji) lub na podstawie 2) faktury wystawionej przez organizatorów konferencji (z co najmniej 14-dniowym terminem płatności).

1) Zlecenie przedpłaty konferencyjnej
Pracownik naukowy wypełnia wzór zlecenia i podpisuje dokument. Do dokumentu należy dołączyć:

- Wydruk ze strony internetowej konferencji z informacją o wysokości opłaty konferencyjnej i danymi do przelewu (o ile dotyczy)
- Kopię zaproszenia od organizatorów (o ile dotyczy)
- Potwierdzenie o akceptacji referatu/prezentacji (o ile dotyczy)

Komplet dokumentów należy złożyć w Sekcji Rozwoju nie później niż na dwa tygodnie przed terminem płatności. Pracownik naukowy zobowiązany jest do dostarczenia faktury za opłatę konferencyjną w ciągu 14 dni po powrocie z wyjazdu.

2) Faktura z co najmniej 14-dniowym terminem płatności
Pracownik naukowy dostarcza do Sekcji Rozwoju fakturę wystawioną przez organizatorów. Faktura powinna być wystawiona z co najmniej 14-dniowym terminem płatności, na dane Uniwersytetu:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

Jeśli częścią opłaty konferencyjnej jest składka członkowska, uprzejmie prosimy o kontakt z Sekcją Rozwoju przed opłaceniem kosztów. Finansowanie składek członkowskich regulują wytyczne Kwestury UW. 

11. PROCEDURA ZAMAWIANIA TOWARÓW I USŁUG Z ZAGRANICY

1) Dane do faktury przy transakcjach transgranicznych:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP PL5250011266

2) Podatek VAT przy zakupie towarów i usług

Przy zakupie usług (np. korekta językowa, ebook, wydanie publikacji) od kontrahenta zagranicznego (niezależnie, z jakiego kraju świata), UW ma obowiązek samoopodatkowania. Faktura wystawiona przez sprzedawcę z zagranicy nie powinna zawierać podatku VAT. Kwestura UW, procedując fakturę, naliczy 23% VAT i odprowadzi tę kwotę do Urzędu Skarbowego.

Osoby zamawiające towary lub usługi na potrzeby realizacji projektu powinny pamiętać, że do kwoty faktury zostanie doliczony podatek VAT. Pełny koszt w projekcie uwzględnia zatem zarówno kwotę netto, jak i VAT.

W przypadku stacjonarnego udziału w konferencji zagranicznej, obowiązek podatkowy powstaje w miejscu, w którym odbywa się konferencja (dot. np. opłaty konferencyjnej).

Zakup towarów z UE

Przy zakupie towaru z krajów Unii Europejskiej również powstaje obowiązek samoopodatkowania.

Zakup towarów spoza UE

Towar zakupiony poza UE musi przejść odprawę celną. Na podstawie zgłoszenia celnego zostaną wystawione dokumenty celne (SAD) oraz zostanie naliczony podatek VAT wraz z opłatami celnymi. Towar zakupiony poza UE nie może być przywieziony do kraju bez odprawy celnej.

Przed zakupem towarów (książek, materiałów naukowych etc.) w krajach nienależących do UE, prosimy o kontakt z Sekcją Rozwoju w celu omówienia procedur celnych.

Szczegółowe zasady zewnętrznego finansowania badań określa REGULAMIN BADAŃ WPIA